Blog

Op dit blog dichten we over alles wat maar raakvlak heeft met management informatie. Het is een uiting van enorme passie en drive voor dit onderwerp. Informatie welke aanzet tot actie beschouwen wij als poëzie!

Zuivere resultaatbepaling: personeel


Vaker dan eens kom je het tegen, de complexiteit achter de toewijzing van personeelskosten aan de handelsactiviteiten. Een brutomarge laat zich bij meerdere organisaties vaak belemmeren door een juiste allocatie van personeel. Dit komt vaak door de verschillende systemen en processen die verantwoordelijk zijn voor het verwerken van uren, activiteiten, kosten en bijbehorende verloning. Kort gezegd komt het erop neer dat deze combinatie van processen en systemen niet op een juiste manier op elkaar afgestemd zijn. Dit komt vaak door de opdeling van modules en activiteiten die van elkaar gescheiden zijn in het ERP of in de verwerkingsprocedures.

Veel bedrijven werken of met een externe salarisadministrateur of intern met een aparte afdeling salaris/HRM. Op basis van urendeclaraties worden er dan processen in gang gezet die er voor zorgen dat het personeel krijgt dat wat hun toekomt; het salaris. Deze salariëring wordt op totaal niveau per medewerker opgesteld en op deze manier verwerkt in het financiële resultaat. Dit betekent dan dat er qua allocatie op project-, product- en/of activiteitsniveau veel informatie verloren gaat bij het inzicht in financieel resultaat. Daarnaast is er binnen de verwerking vaak nog meer problematiek te bespeuren wanneer het gaat om de bepaling van het juiste brutoloon naar medewerker. Hierdoor wordt de situatie nog complexer dan alleen een juiste toewijzing aan eerder genoemde activiteiten.

Een voorbeeld; medewerker Jan werkt in totaal 80 uur in de maand mei. Natuurlijk werkt hij deze uren aan verschillende projecten bij het vervaardigen van diverse producten op verschillende tijden. Bij het verwerken van zijn salaris krijgt hij een verrekening van een eerder ontvangen voorschot en krijgt hij, zoals de meeste medewerkers, een opbouw in zijn vakantiedagen en zijn vakantiegeld. Deze twee salaris componenten worden niet elke maand verrekend, maar eindigen als een schuld op de balans van deze organisatie.

In bovenstaande voorbeeld gaan veel organisaties als volgt te werk. Bij het verlonen van het salaris, krijgt een medewerker een bedrag uitgekeerd voor zijn vakantiegeld welke hij heeft opgebouwd. Ook zal er in deze maand wellicht een aantal vakantiedagen worden opgenomen voor een verdiend verlof. Zijn gewerkte projecturen staan geregistreerd in de module waar zijn uren zijn vastgelegd. In de salarisuitbetaling worden zijn opgenomen vakantiedagen en uitbetaalde vakantiegeld verwerkt in de verlies- en winstrekening van de organisatie. Dit gaat voor wat betreft het bepalen van financieel resultaat dan niet goed. Immers de kosten voor vakantiedagen en vakantiegeld zijn al gemaakt in de perioden ervoor. Door dit feit zou er gezien deze systematiek dus al in de maanden ervoor een reservering opgenomen moeten worden voor de opgebouwde rechten. Deze periodieke verwerking van deze kosten lijden tot een meer zuivere verdeling en dus bepaling van het resultaat.

De uren die nu nog een probleem vormen zijn inmiddels gescheiden van het financiële resultaat. We moeten toch in staat zijn om op project- en productniveau inzichtelijk te maken waar rendement het grootst is. Met de zuivere kosten voor een medewerker in bovenstaande methode komen we tot een correct brutoloon. Dit loon gedeeld door de totale uren die gelden voor uitbetaling moet dan een correct bruto uurloon weergeven.

Nu we dan een bestand hebben met de uren van Jan op project- en productniveau weten we dat zijn bruto uurloon vermenigvuldigd met zijn betaalde uren de kosten kunnen bepalen op alle relevante activiteiten die hij heeft gerealiseerd. Dit lijdt dan vervolgens tot een juiste toewijzing van kosten op de activiteiten waaraan gewerkt is.

Ervan uitgaande dat alle relevante opbrengsten al op deze activiteiten zijn verwerkt kunnen we dan vervolgens een correcte weergave geven van de brutomarge op detailniveau. Een inzicht welke niet mag ontbreken bij het kunnen verbeteren van financieel resultaat op de juiste plaats!

0 Comments

Posted by:
Patrick Tehubijuluw

Posted on:
juni 17th, 2012

Posted in:

Run, analyse and improve


Op dit moment zijn we bezig om een demo applicatie te maken voor het inzichtelijk maken van je resultaten die je vastlegt met runkeeper. Deze applicatie werkt op je mobiele telefoon middels GPS die continue bij houdt hoe hard je loopt waar je je bevind terwijl je je muziekbibliotheek kunt afspelen. Een interessante app die al bij veel mensen bekend is.

Deze applicatie beschikt over de volgende functionaliteiten:

  • Een dashboard met uitgebreide stats over je runs
  • Het genereren van een voor jou interessant rapport
  • Het kunnen afspelen van je runs op een kaart van de wereld
  • En het kunnen maken van een infographic die je in verhaal vorm laat zien wat je presteert

Deze app zal binnenkort door ons worden uitgebracht om er zelf je resultaten mee te kunnen volgen. We hopen dat dit zal bijdragen aan het kunnen verbeteren van je resultaten. Een screenshot van de infographic kan hier worden gevonden.

Trainze!

0 Comments

Posted by:
Patrick Tehubijuluw

Posted on:
mei 3rd, 2012

Posted in:

Kleven er risico’s aan concluderen?


Informatie, wie baseert zijn beslissingen er niet op!

De hoeveelheid bepaalt tegenwoordig de mate waarin een conclusie aansluit bij een adequate beslissing.

Een verkeerde conclusie is dus gevaarlijk voor een juiste beslissing. De risico’s die schuil gaan achter de hoeveelheid hebben alles te maken met;

  • Tijdigheid;
  • Het vinden van de juiste informatie;
  • En het bepalen van de relevantie.

Tot slot is de complexiteit een belangrijk aspect om rekening mee te houden. Interpretatieruis welke op kan treden moet te allen tijde worden voorkomen. Dit kan alleen door complexiteit te vereenvoudigen.

Alsof dit nog niet voor voldoende risico’s zorgt komt er uit onderzoek naar voren dat beslissingen worden genomen in het deel van de hersenen waar de emoties zich bevinden. Een goed gevoel over de informatie tezamen met het aanspreken van de emotie rondom het doel van deze informatie is erg belangrijk.

Het doel van de informatie?

“Verbeteracties die ervoor zorgen dat iemand zijn werk goed kan doen en daarmee in bedrijfsbelang kan handelen zijn dus een must.”

Kortom, denk na over relevantie, tijdigheid (bij voorkeur: just-in-time), adresseerbaarheid, vereenvoudiging en last but not least, emoties!

0 Comments

Posted by:
Patrick Tehubijuluw

Posted on:
april 12th, 2012

Posted in:

Meten = weten, maar op welke frequentie?


Dat je niet kunt managen wat je niet meet is inmiddels bij de meeste organisaties wel common sense. De mate waarin er gerapporteerd en verantwoording afgelegd wordt over indicatoren en metingen is natuurlijk een belangrijk argument daarvoor.

De meest belangrijke en kritische informatie wordt dan ook minimaal 1x per maand aan alle belangrijke managementlagen gedistribueerd en besproken in een of ander performance overleg. Het gekozen tijdsvak voor 1 maand ligt hem vaak aan het feit dat resultaten op deze frequentie worden bevroren. Dit om zuivere resultaat bepaling te kunnen doen en 1 versie van de waarheid te kunnen borgen.


Organisaties die dagelijks en/of wekelijks sturen hebben natuurlijk te maken met het checken van de dagelijkse operatie met de maandtotalen die er ontstaan. Een maandrapport zoals beschreven, is voor operationeel en tactisch management dan ook vaak een samenvatting van wat ze al weten. Het enige verschil is vaak dat er tijdens de maandrapportage een duidelijker moment is voor het afleggen van verantwoording over het behaalde resultaat. Aan een kant dus wel zonde dat deze maandrapporten in operationele zin niet heel veel meer toevoegen aan de inzichten van de operationele managers.

Maar wat als de dagelijkse metingen van zich laten spreken in een weergave binnen datzelfde maandrapport. Met andere woorden, de metingen die elke dag verricht worden af te zetten tegen een maatstaf om vervolgens per maand inzicht te krijgen in, hoeveel meetmomenten positief of negatief uitvallen ten opzichte van de maatstaf?

Waarom? Nou, het inzicht in het aantal meetmomenten versus een positieve of negatieve afwijking geeft beter overleg tussen de diverse managementlagen. Er kan op meer detailniveau (lees: operationeel niveau) gesproken worden over de acties die worden uitgezet en hoe deze effect hebben op het verloop in de tijd die daarop volgt.

Een weergave van dit inzicht kan er als volgt uitzien.

De grijze staven geven het resultaat van de dag. De oranje lijn geeft het resultaat van de week ervoor van dezelfde dag. De groene punten geven het cumulatieve weekresultaat tot en met de dag op de grijze balk.


Dit inzicht kan in grote mate bijdragen aan de cyclus van continue verbeteren. Want hoe lager en frequenter er gestuurd kan worden, met wederzijds begrip en bijbehorende aandacht, des te groter de kans dat dit de resultaten positief beïnvloed. Een prettige maatstaf voor operationeel management zal in vele gevallen zijn het vergelijken met bijvoorbeeld de prestaties van vorige week in plaats van de budgettair vastgestelde norm. Deze ervaringscijfers zijn voor deze managers vaak meer representatief, vanwege eigen ervaring, dan een budgettaire norm waarvan men de inhoud vaak niet goed kent. Daarnaast staan budgettaire normeringen er natuurlijk om bekend dat ze snel hun actuele karakter verliezen. Een risico welke altijd uitgesloten moet worden.

0 Comments

Posted by:
Patrick Tehubijuluw

Posted on:
maart 21st, 2012

Posted in:

Het weer, wie heeft het er niet over?


Het weer, het houdt ons allemaal bezig, vaak een is het onderwerp van gesprek wanneer gesprekken moeilijk op gang lijken te komen of wanneer gespreksstof op is. Vaak niet de mooiste redenen om het er over te hebben. Weer is wel leuk zolang de ijspegels niet aan de neus hangen of zolang de mussen niet dood van het dak vallen.

Maar veel van onze medemensen en organisaties zijn afhankelijk van het weer. Wat te denken van callcenters, waarbij de temperatuur liever niet te warm moet zijn en regen toch voorkeur heeft bij een directie over strandweer. En wat te denken van kermisexploitanten die erg afhankelijk zijn van het weer als je kijkt naar bijbehorende inkomsten. Het weer kan altijd een belangrijke factor spelen, zowel zakelijk als prive.

Maar wat als we weer in een film konden vatten, hoe zou het er dan uitzien? Het volgende voorbeeld laat een equalizer zien van het weer tussen 2000 en 2011, de gemiddelde temperaturen per dag om precies te zijn.

Van koud (blauw) naar warm (oranje), de volgende vertoning! Have fun…

0 Comments

Posted by:
Patrick Tehubijuluw

Posted on:
maart 20th, 2012

Posted in:

Hoe ziet een voetbalwedstrijd er analytisch gezien uit?


1e helft WK finale Nederland – Spanje

Voetbal een van de grootste sporten ter wereld. Een sport met miljoenen fans die hun clubs volgen vanaf de tribune of voor de televisie. Maar wat zij niet altijd zien is het presteren van het team op actieniveau. De prestaties van de teams wordt vanuit de fans vaak gebasseerd op emotie en dat maakt de sport voor hun interessant. Maar wat als een voetbalcoach of -manager dit ook zo zou doen, zou het team dan beter presteren? Nee. Coaches en assistenten moeten gebruik maken van de feiten die zich voordeden op het veld tijdens de verschillende wedstrijden.

Maar welke informatie hebben coaches beschikbaar om te kijken of er nog meer rendement gehaald kan worden uit het spelen van wedstrijden? Informatie over acties en handelingen die voortkomen uit feiten gerealiseerd op het veld. Onderstaande voorbeeld geeft een kleine indruk van hoe coaches informatie inzetten om te komen tot een conclusie met bijbehorende inzichten om dit rendement in de toekomst te kunnen vergroten.

0 Comments

Posted by:
Patrick Tehubijuluw

Posted on:
maart 16th, 2012

Posted in:

Laat een verhaal zien!


Geef uw resultaat een verhaal!

Hieronder een korte impressie van de ontwikkelingen die we opstarten voor de Kiekeboe MI module.


How to show a story? …

0 Comments

Posted by:
Patrick Tehubijuluw

Posted on:
februari 24th, 2012

Posted in:
  • Page 1 of 2
  • 1
  • 2