Kiekeboe dashboard
Geplaatst op | november 28, 2011 | Geen Commentaar
Sinds kort hebben we een module gebouwd op het Kiekeboe ERP voor de kinderdagopvangbranche. Hieronder een korte presentatie van deze module:
Managementporno
Geplaatst op | november 1, 2011 | Geen Commentaar
Hierbij een leuke film over hoe performance van een organisatie en haar processen kan worden opgezet. Het is een ietwat creatieve manier van reviewen, maar wel een methode waar men zeer bekend mee is, de film!
Gekscherend kunnen we dit “Managementporno” noemen, het is ten slotte een opwindende manier van informatie absorberen. Enjoy!
Dit is wellicht een antwoord op de onvrede die leeft bij vele managers over de information overload waar ze mee te maken hebben. Dit vertaald zich vaak in demotivatie om de beschikbare rapportages en tools te willen gebruiken. Er zal meer focus moeten komen voor de ‘amusante’ manieren waarop informatie overgebracht kan worden. Simpel en doeltreffend.
Business intelligence: welk vakgebied?
Geplaatst op | oktober 27, 2011 | 1 Commentaar
Ik zie het steeds vaker voorkomen, er wordt gevraagd naar BI developers / -specialisten / -analisten en deze aanvragen worden aangevraagd in diverse vakgebieden.
De ene keer in ICT de andere keer in finance. Waarom is er niet bekend waar deze activiteit thuis hoort? Is het omdat het een steeds meer gevraagde functie wordt die van oudsher uit de IT hoek is opgegroeid? Of is het omdat dit vakgebied bij de meesten van ons nog niet zo bekend is dat we precies weten waar we hem moeten plaatsen?
In meerdere actuele discussies word er vanuit deze vragen ook meer en meer gesproken of deze competenties nou thuis horen in de bedrijfskunde of in de IT. Maar is het niet acceptabel dat dit een competentie is die met de benen in beide vakgebieden thuis hoort?
Ik vraag me af of dit niet een vakgebied op zichzelf is. Zonder de competenties binnen ICT en bedrijfskunde kunnen deze mensen niet een totaaloplossing bieden aan de vragen die er leven binnen de diverse organisaties.
Ik hoop dat bedrijven dit op dezelfde manier gaan zien en dat aanvragen binnen deze functie in hun eigen vakgebied gecategoriseerd gaan worden.
Eén KPI, de droom van iedere manager!
Geplaatst op | oktober 24, 2011 | Geen Commentaar
1 KPI: Verbeterpotentieel
De meeste serieuze organisaties zien snel genoeg dat er genoeg factoren/indicatoren zijn om op te sturen. De indicatoren die men kan tegenkomen zijn sterk afhankelijk van de omvang en complexiteit van de diverse processen.
Elk proces heeft in- en output, van arbeid tot materialen en van kennis tot kwaliteit. Al deze in- en output heeft als uitkomst een bepaald resultaat, waarbij prestatie indicatoren vaak gevonden kunnen worden in het verschil van de kosten voor input, en de opbrengsten horend bij de output. Een voorbeeld hiervan, zoals in eerdere blogpost, is natuurlijk wederom de productiviteit. Hoe lager de productiviteit, hoe groter het verschil is tussen de kosten die betaald moeten worden aan de medewerker en de output die deze medewerker kan leveren voor wat betreft het genereren van opbrengsten.
De verschillende indicatoren die gevonden kunnen worden in een proces (bijvoorbeeld; omzet, verkoopprijzen, productiviteit, ziekteverzuim, doorlooptijden, kwaliteit, effectiviteit, etc.) hebben altijd één gedeelde resultaatmeting. Die indicator heet ‘verbeterpotentieel’. Deze gedeelde indicator zou je kunnen bestempelen als de enige meting die van belang is bij het aansturen van de totale prestatie van een proces en/of organisatie.
Het verbeterpotentieel kan worden gevonden in de verschillen die ontstaan, als je kijkt naar de ratio’s tussen in- en output, rekening houdende met de verschillende resultaatveroorzakers en hun eigenschappen. In de vorige blogpost spraken we over de medewerker als resultaatveroorzaker. Voor de leesbaarheid en consistentie nemen we dat voorbeeld nu over.
Stel we zijn een bedrijf van 300 medewerkers verdeeld in teams van 20 medewerkers, in totaal 15 teams. Waarvoor 15 teamleiders en 3 operational managers de aansturing moeten verzorgen. Voor de teamleiders is het van belang om te weten hoe er op individueel niveau gepresteerd wordt op de verschillende indicatoren. Stel dat de gemiddelde productiviteit 80% is.
Om het verbeterpotentieel te kunnen ontdekken doen we de aanname dat de underperformers (de mensen onder het gemiddelde van 80%), ook in staat moeten zijn om een productiviteit van 80% te kunnen halen. Het verbeterpotentieel bestaat hier uit alle uren van de underperformers voor het verschil tot de score van 80% productiviteit.
Toch zal dit in de praktijk niet zo arbitrair werken. Hiermee bedoelen we dat het een betere vergelijking geeft als je de verschillende medewerkertypes met elkaar vergelijkt. Er kan beter gekeken kan worden naar opleidingsniveau, geslacht, leeftijd en bijvoorbeeld ervaring. Binnen die classificering zal een betere benchmark te vinden zijn voor het berekenen van het verbeterpotentieel.
Door met verbeterpotentieel als prestatie indicator te gaan werken kunnen de ‘klassieke’ prestatie indicatoren, bijvoorbeeld productiviteit en ziekteverzuim, gezien worden als resultaatveroorzakers. In het BI-jargon ook wel context en/of dimensies genoemd.
Deze methode brengt als bijkomstig voordeel dat er veel beter een inschatting gemaakt kan worden voor de relevantie van de klassieke prestatie indicatoren. Dit heeft als gevolg dat de managementlagen beter weten welke thema’s er gelden voor het verbeteren van resultaten. De aansturing heeft dan een meer specifieke focus waarbij er meer garantie is voor verbetering van het (financiële) resultaat.
Projectadministratie
Geplaatst op | augustus 26, 2011 | Geen Commentaar
Deze vorm van administratie kom je veel tegen. Niet alleen in de bouwbranche, ook mediabedrijven, makelaars, zakelijke diensverleners en vele andere bedrijven maken gebruik van een projectadministratie.
Wat is een project?
Een project is volgens de definitie:
“Een project is een geheel van activiteiten buiten de gewone bedrijfsvoering om waarbij het gaat om het realiseren van iets nieuws voor een duidelijke opdrachtgever binnen duidelijke kaders door een team van meerdere verschillende specialisten.”
Wanneer je de voortgang van een project wilt volgen is het belangrijk te kijken naar het resultaat van dit project. Maar hiervoor is inzicht nodig. Dit inzicht kun je krijgen door een goede administratie aan te leggen. Deze administratie bestaat uit het deel van activiteiten die rechtstreeks gerelateerd zijn aan het succes van het project.
Te denken valt aan het toewijzen van alle resources die bijdragen aan het proces rondom het project. Voorbeelden zijn natuurlijk de inzet van personeel, het gebruiken en verbruiken van materialen en bijvoorbeeld het doen van investeringen voor het project. Natuurlijk is het registreren van de opbrengsten op een project altijd van groot belang.
Uit al deze registraties is een resultaat op te maken. We tellen dan simpel alle kosten en opbrengsten. Echter is het waarnemen van verbeteracties een ander aspect. Want waar kunnen we deze verbeteracties vinden en hoe kunnen we ze beïnvloeden?
Resultaatfactoren
Veroorzakers van resultaat kunnen binnen een project gevonden worden door te kijken wat je in het proces opneemt en welke output dit oplevert. Neem bijvoorbeeld het verschil tussen productieve uren van een medewerker versus de uren die je deze medewerker betaald. Idealiter zou je de uren die je betaald ook als productief willen terugzien. Echter is dit vaak niet het geval. Belangrijk voor het waarnemen van deze verschillen is het kunnen monitoren van de productiviteit van deze medewerker binnen het project. Niet alleen zijn kosten moeten dus op het project worden verantwoord. Ook de uren die deze medewerker maakt zijn van belang om te registreren. Hetzelfde geld voor het verbruik van materialen.
In dit specifieke voorbeeld moet er dus registratie zijn van materialen, uren, kosten, opbrengsten en dit allemaal op het betreffende project. Dit geeft een solide basis om te kunnen monitoren waar resultaatverbetering te behalen is.
Inrichting registratie
De inrichting van deze administratie moet dus in ieder geval de volgende onderdelen met invoer bevatten.
- Urenregistratie
> Medewerker | Datum | Projectnummer | Activiteit | Starttijd | Eindtijd
- Materiaalverbruik
> Project | Datum | Artikel | Eenheid | Hoeveelheid
Deze twee belangrijke resources kunnen op deze manier in de basis al veel inzicht verschaffen. Maar hiervoor moet nog wel het een en ander worden toegevoegd bij de inrichting van deze administratie.
Resultaatveroorzakers
De resultaatveroorzakers zijn in dit geval de medewerkers en de artikelen (materialen). U kunt zich voorstellen dat er wel grote verschillen kunnen zijn tussen de hoeveelheid registraties voor verschillende projecten. Grote arbeidsintensieve projecten nemen immers, in absolute waarden, meer registraties, van meerdere resources, met zich mee. Om te voorkomen dat het lastig wordt om de hoeveelheid van gegevens te kunnen blijven analyseren, is het ven belang de veroorzakers te voorzien van nuttige eigenschappen.
Hierbij valt te denken aan het toevoegen van een aantal eigenschappen aan de medewerkers. Bijvoorbeeld:
- Geboortedatum
Op deze manier kan er gekeken worden bij welke leeftijdsklassen er een resultaat ontstaat en of er middels vergelijking met andere klassen ontdekt kan worden hoe de resultaten eventueel verbeterd kunnen worden.
- Geslacht
Is er een verschil te ontdekken in de manier waarop mannen en vrouwen bepaalde vraagstukken oplossen en kan hier van geleerd worden?
- Datum in dienst
Welke invloed heeft ervaring binnen het bedrijf op de resultaten en kan er ontdekt worden welk verschil in resultaat hierdoor kan ontstaan?
- Opleiding
Is de opleiding die men genoten heeft nog van invloed op de resultaten? Door dit van meerdere medewerkers te vergelijken kan er wellicht een kostbaar inzicht ontstaan.
Deze zelfde soort inrichting kan uiteraard toegepast worden op ook het materiaal verbruik, maar dan met andere toe te wijzen eigenschappen. In de managementinformatie noemen we deze eigenschappen met bijbehorende veroorzakers; dimensies en/of context.
Deze dimensies worden binnen informatiesystemen altijd gebruikt om resultaten vanuit belangrijke invalshoeken te kunnen bekijken en te ontdekken welke klassen bestudeerd moeten worden om resultaten binnen andere klassen te kunnen verbeteren.
Rapportage
Wanneer u uw administratie op orde heeft en u de gewenste gegevens vastlegt, dan kunt u nadenken over het verschaffen van de nodige inzichten. Dit kan middels rapportage. Alle verantwoordelijke, bijvoorbeeld projectmanagers, krijgen dan overzicht waarin te zien is hoe de voortgang van de resultaten binnen het project zich ontwikkelen. Deze rapporten geven dan aanleiding om vragen te willen stellen aan het informatiesysteem om erachter te komen waar er nog ruimte is voor verbetering.
Natuurlijk is er rondom projectadministratie nog veel meer te bedenken om resultaten richting succesvol te krijgen. Hiervoor zijn er tal van bronnen beschikbaar op internet. Een interessante publicatie vind u wellicht nog op carrièretijger, waar het gaat om inrichting van een project voor wat betreft personele bezetting.
URL: http://www.carrieretijger.nl/functioneren/management/projectleiden
Weblog Credis
Geplaatst op | augustus 19, 2011 | Geen Commentaar
Je ziet het tegenwoordig veel, bloggen. Voor de een is het een manier om zichzelf te uiten en te schrijven over alles wat op zijn/haar pad komt, voor de ander is het een manier om een serieuze boodschap voor de wereld te schrijven. Bij Credis willen we met ons weblog publicaties en nieuws uit de business intelligence wereld met jullie delen. Waarom? Simpelweg omdat we verzot zijn op dit vakgebied. Er gebeurd zo veel in deze dynamische markt die zich laat kenmerken door een tweetal belangrijke aandachtsgebieden te weten, bedrijfskunde en informatie technologie. Beide gebieden zijn voor het bedrijfsleven belangrijke perspectieven waar serieus aandacht aan geschonken moet worden.
Niet alleen omdat iedereen dat doet, maar natuurlijk om zelf met de interne organisatie te professionaliseren en te optimaliseren. Wij hopen met onze publicaties u op de hoogte te kunnen houden/brengen van de ontwikkelingen, eventuele oplossingsrichtingen en vernieuwende concepten zoals wij die uit de markt oppikken, om ze te vertalen naar een voor u bruikbaar schrijven.
Wilt u meer weten over wie wij zijn en wat we doen? Vergeet dan niet onze website; http://www.credis.nl te bezoeken.